POLITICA SUI REGISTRI PUBBLICI PER LA Città di Sevierville, TN

Ai sensi del Tenn. Code Ann. § 10-7-503(g), la seguente Politica sui registri pubblici per la città di Sevierville, TN è adottata dal Consiglio del sindaco e degli assessori per fornire un accesso economico ed efficiente ai registri pubblici come previsto dal Tennessee Public Records Act ( “TPRA”) nel Tenn. Code Ann. § 10-7-501 e segg.

Il TPRA prevede che tutti i registri statali, provinciali e municipali siano, in ogni momento durante l'orario lavorativo, aperti all'ispezione personale da parte di qualsiasi cittadino di questo Stato, e i responsabili dei registri non debbano rifiutare tale diritto di ispezione a qualsiasi cittadino, a meno che diversamente previsto dalla legge statale. Vedi Tenn. Codice Ann. § 10-7-503(a)(2)(A). Di conseguenza, si presume che i registri pubblici della città di Sevierville, TN siano consultabili, salvo diversa disposizione della legge.

Il personale della città di Sevierville, TN dovrà fornire accesso e assistenza in modo tempestivo ed efficiente alle persone che richiedono di visualizzare o ricevere copie di registri pubblici. Nessuna disposizione della presente Politica potrà essere utilizzata per ostacolare l’accesso ai registri pubblici. Tuttavia, l'integrità e l'organizzazione dei registri pubblici, nonché il funzionamento efficiente e sicuro della città di Sevierville, TN saranno tutelati come previsto dalla legge vigente. Eventuali dubbi su questa politica devono essere indirizzati al coordinatore delle richieste di documenti pubblici per la città di Sevierville, TN o al Tennessee Office of Open Records Counsel ("OORC").

La presente Politica è disponibile per la consultazione e la duplicazione presso l'ufficio dell'Amministratore Comunale. Inoltre, la presente Politica è pubblicata online su www.seviervilletn.org. La presente Politica sarà rivista secondo necessità.

La presente Politica sarà applicata in modo coerente nei vari uffici, dipartimenti e/o divisioni della città di Sevierville, TN.

I. Definizioni:

A. Custode dei documenti: l'ufficio, il funzionario o il dipendente legalmente responsabile della custodia diretta e della cura di un documento pubblico. Vedi Tenn. Codice Ann. § 10-7-503(a)(1)(C). Il custode del documento non è necessariamente l'originale preparatore o destinatario del documento.

B. Documenti pubblici: tutti i documenti, carte, lettere, mappe, libri, fotografie, microfilm, file e output di elaborazione elettronica dei dati, film, registrazioni audio o altro materiale, indipendentemente dalla forma fisica o dalle caratteristiche, realizzati o ricevuti ai sensi della legge o ordinanza o in connessione con la transazione di affari ufficiali da parte di qualsiasi agenzia governativa. Vedi Tenn. Codice Ann. § 10-7-503(a)(1)(A).

C. Coordinatore delle richieste di documenti pubblici: l'individuo o i soggetti designati nella Sezione III, A.3 della presente Politica che ha, o ha, la responsabilità di garantire che le richieste di documenti pubblici vengano indirizzate al custode dei documenti appropriato e siano soddisfatte in conformità con il TPRA. Vedi Tenn. Codice Ann. § 10-7-503(a)(1)(B). Il coordinatore delle richieste di documenti pubblici può anche essere un custode dei documenti.

D. Richiedente: una persona che richiede l'accesso a un registro pubblico, sia che si tratti di ispezione o duplicazione.

II. Richiesta di accesso ai registri pubblici

A. Le richieste di documenti pubblici devono essere presentate al Coordinatore delle richieste di documenti pubblici ("PRRC") o al suo designato o tramite invio online al fine di garantire che le richieste di documenti pubblici vengano indirizzate al custode dei documenti appropriato e soddisfatte in modo tempestivo.

B. Non è possibile richiedere che le richieste di sola ispezione siano effettuate per iscritto. Il PRRC richiederà un indirizzo postale o e-mail al richiedente per fornire qualsiasi comunicazione scritta richiesta dal TPRA.

C. Le richieste di ispezione possono essere presentate oralmente o per iscritto sul modulo A presso la città di Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, o presso la città di Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd ., Sevierville, TN 37862, o per telefono al numero 865-868-1695, o via e-mail a Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo.o online su www.seviervilletn.org.

D. Le richieste di copie, o richieste di ispezione e copie, devono essere presentate per iscritto sul modulo A di persona o tramite posta presso la città di Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, o presso la città di Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd., Sevierville, TN 37862, o telefonicamente al numero 865-868-1695, o via e-mail a Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo.o online su www.seviervilletn.org.

E. La prova della cittadinanza del Tennessee mediante presentazione di una patente di guida del Tennessee valida o di un documento d'identità accettabile alternativo è richiesta come condizione per ispezionare o ricevere copie di documenti pubblici.

III. Rispondere alle richieste di registri pubblici

A. Coordinatore delle richieste di documenti pubblici

1. La PRRC esamina le richieste di documenti pubblici e prende una decisione iniziale su quanto segue:

UN. Se il richiedente ha fornito la prova della cittadinanza del Tennessee;

B. Se le registrazioni richieste sono descritte con sufficiente specificità per identificarle; E

C. Se la città di Sevierville, TN è il custode dei registri.

2. La PRRC accusa ricevuta della richiesta e adotta una o più delle seguenti azioni appropriate:

UN. Informare il richiedente della presente Politica e delle scelte effettuate in merito a:

io. Prova della cittadinanza del Tennessee;

ii. Modulo/i richiesto/i per le copie;

iii. Commissioni (e soglie di manodopera ed esenzioni, se applicabili); E

iv. Aggregazione di richieste multiple o frequenti.

B. Se opportuno, respingere la richiesta per iscritto, fornendo una motivazione adeguata, ad esempio una delle seguenti:

io. Il richiedente non è, o non ha presentato prova di essere, cittadino del Tennessee;

ii. La richiesta manca di specificità;

iii. Un'esenzione rende il record non soggetto a divulgazione ai sensi del TPRA;

iv. La città di Sevierville, TN non è il custode dei documenti richiesti; O

v. I record non esistono.

C. Se opportuno, contattare il richiedente per verificare se è possibile restringere la richiesta.

D. Inoltrare la richiesta di documenti al custode dei documenti appropriato nella città di Sevierville, TN.

3. Il PRRC designato è:

UN. Responsabile delle informazioni pubbliche della città di Sevierville, Tennessee.

B. Informazioni di contatto: Città di Sevierville, 300 Gary Wade Blvd, Sevierville, Tennessee 37862, telefonicamente al numero 865-868-1695 o tramite e-mail a Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo..
 

B. Custode dei registri

1. Dopo aver ricevuto una richiesta di documenti pubblici, un custode dei documenti deve prontamente rendere disponibili i documenti pubblici richiesti in conformità al Tenn. Code Ann. § 10-7-503. Se il custode dei documenti non è sicuro che si applichi un'esenzione applicabile, può consultare il PRRC, un consulente legale o l'OORC.

2. Se non è possibile fornire tempestivamente i documenti richiesti poiché è necessario ulteriore tempo per determinare se i documenti richiesti esistono; per cercare, recuperare o altrimenti ottenere accesso ai documenti; per determinare se i record sono aperti; redigere i registri; o per altri motivi simili, il custode dei documenti dovrà, entro sette (7) giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta, inviare al richiedente un modulo di risposta alla richiesta di documenti pubblici compilato, allegato come Modulo B, basato sul modulo sviluppato dall'OORC.

3. Se un custode di documenti nega una richiesta di documenti pubblici, deve respingere la richiesta per iscritto come previsto nella Sezione III.A.2.b e può utilizzare il Modulo di risposta alla richiesta di documenti pubblici B.

4. Se un custode dei documenti stabilisce ragionevolmente che la produzione dei documenti dovrebbe essere segmentata perché la richiesta di documenti riguarda un grande volume di documenti o perché è necessario tempo aggiuntivo per preparare i documenti per l'accesso, il custode dei documenti dovrà utilizzare il modulo di risposta alla richiesta di documenti pubblici B informare il richiedente che la produzione dei documenti avverrà in segmenti e che un programma di produzione dei documenti sarà fornito il più rapidamente possibile. Se appropriato, il custode dei documenti dovrebbe contattare il richiedente per vedere se la richiesta può essere circoscritta.

5. Se un custode dei documenti scopre che i documenti rispondenti a una richiesta di documenti sono stati omessi, il custode dei documenti deve contattare il richiedente in merito all'omissione e produrre i documenti il ​​più rapidamente possibile.

C. Redazione

1. Se un documento contiene informazioni riservate o non accessibili al pubblico, il custode del registro ne prepara una copia redatta prima di consentirne l'accesso. Se sorgono domande relative alla redazione, il custode dei documenti deve coordinarsi con il consulente legale o altre parti competenti per quanto riguarda la revisione e la redazione dei documenti. Il custode dei documenti e il PRRC possono anche consultare l'OORC.

2. Ogni volta che viene fornito un record oscurato, un custode del record dovrebbe fornire al richiedente la base per l'oscuramento. La base fornita per la redazione deve essere di natura generale e non divulgare informazioni riservate.

IV. Ispezione dei registri

A. Non sono previsti costi per l'ispezione dei registri pubblici.

B. Il luogo per l'ispezione dei documenti all'interno degli uffici della città di Sevierville, TN sarà determinato dal PRRC o dal custode dei documenti.

C. Quando esiste una base ragionevole, il PRRC o un custode dei registri può richiedere un appuntamento per l'ispezione.

V. Copie di documenti

A. Un custode dei documenti deve rispondere tempestivamente a una richiesta di copie di documenti pubblici nel modo più economico ed efficiente possibile.

B. Le copie potranno essere ritirate presso l'ufficio ufficiale designato dalla città di Sevierville, Tennessee.

C. Dopo il pagamento delle spese di spedizione e delle spese postali, le copie verranno consegnate all'indirizzo di casa del richiedente dal servizio postale degli Stati Uniti.

D. Al richiedente non sarà consentito fare copie di documenti con apparecchiature personali diverse dalle fotocamere portatili, comprese le fotocamere dei cellulari. I richiedenti possono acquistare dispositivi di archiviazione dalla città di Sevierville, TN su cui verranno scaricati i record.

VI. Tariffe e oneri e procedure di fatturazione e pagamento

Le tariffe e gli addebiti per le copie dei registri pubblici non dovrebbero essere utilizzati per ostacolare l'accesso ai registri pubblici.    

A. I custodi dei documenti forniranno ai richiedenti una stima dettagliata delle spese prima di produrre copie dei documenti e potranno richiedere il pagamento anticipato di tali spese prima di produrre i documenti richiesti.

B. Non verrà valutata alcuna tariffa per le richieste di routine di copie di piccoli documenti facilmente accessibili al personale comunale, quali ordini del giorno di riunioni pubbliche e verbali approvati, avvisi pubblici, rapporti di incidenti, rapporti di arresti e rapporti di incidenti. Negli altri casi in cui le tariffe per copie e manodopera non superano $ 50.00, è possibile rinunciare alle tariffe. Le richieste di esenzione per tariffe superiori a $ 50.00 devono essere presentate all'amministratore della città, che è autorizzato a determinare se tale rinuncia è nel migliore interesse della città di Sevierville e per il bene pubblico. Le tariffe associate alle richieste di record aggregati non verranno cancellate.

C. Le tariffe e gli oneri per le copie sono i seguenti:

1. $ 0.15 per pagina per copie in bianco e nero in formato Letter e Legal.

2. $ 0.50 per pagina per copie a colori in formato Letter e Legal, quando disponibili.

3. Il costo effettivo di qualsiasi altro mezzo su cui viene prodotto un documento/informazione.

4. Lavoro quando il tempo supera un'ora.

5. Se viene utilizzato un fornitore esterno, i costi effettivi valutati dal fornitore.

D. Il pagamento può essere effettuato in contanti, assegno personale o carta di credito e presentato al custode dei documenti appropriato. Tutti i pagamenti con carta di credito includeranno le commissioni di elaborazione della carta di credito.

E. Il pagamento anticipato rispetto alla compilazione dei documenti richiesti sarà richiesto quando si stima che i costi superino $ 50.00.

F. Aggregazione di Richieste Frequenti e Multiple

1. La città di Sevierville aggregherà le richieste di registrazione in conformità con la Politica sulle richieste frequenti e multiple promulgata dall'OORC quando vengono ricevute più di quattro richieste entro un mese di calendario (da un singolo individuo o da un gruppo di individui ritenuti lavorare di concerto) .

2. Se nell'arco di un mese solare pervengono più di quattro richieste:

UN. Le richieste di record verranno aggregate a livello PRRC.

B. Il PRRC ha la responsabilità di stabilire se un gruppo di individui sta lavorando di concerto. Il PRRC o il custode dei documenti informeranno le persone che si ritiene che abbiano lavorato di concerto e che hanno il diritto di ricorrere in appello contro la decisione all'OORC.

Le richieste di articoli regolarmente rilasciati e facilmente accessibili sono esentate dalla sezione VI.F. Questi documenti includono, ma non sono limitati a: ordini del giorno di riunioni pubbliche e verbali approvati, avvisi pubblici, rapporti sugli incidenti, rapporti sugli arresti e rapporti sugli incidenti.